【店長・責任者必見】ドラッグストアの人手不足をどう乗り切る?登販がシフトを上手に組むコツ
【店長・責任者必見】ドラッグストアの人手不足をどう乗り切る?登販がシフトを上手に組むコツ
こんにちは、登録販売者転職のアポプラス登販ナビライターチームです。
ドラッグストア運営で欠かせない管理業務に、シフトの作成と管理があります。ドラッグストアは、立地、曜日、時間帯など諸条件によって、店舗業務の量と詳細が異なります。円滑な店舗運営を実現するには、毎日の業務を無理なく遂行できるシフトが不可欠です。
ところが、ドラッグストアは人手不足のせいでシフト管理が難しいと言われています。店長や店舗管理者に就く登録販売者の方のなかにも、シフト作成と管理に悩んだ経験がある方は多いのではないでしょうか。
本記事では、ドラッグストアのシフト管理が難しいと言われる理由、シフト管理を上手に作成するコツなどをご紹介します。
目次
- ・ドラッグストアの人手不足の実態。シフト管理が難しい理由
- ・シフト管理が上手な人の3つの特徴
- ・登販必見!シフトを上手に組むコツ
- ・ドラッグストアにおけるシフト作成の流れ
- ・まとめ|ドラッグストアのシフトを上手に組むには、良好な職場環境が重要
ドラッグストアの人手不足の実態。シフト管理が難しい理由
ここでは、登録販売者が直面しているドラッグストアの人材不足の実態と、シフト管理が難しい理由をご紹介します。
理由その1:OTC販売とそれ以外の両面から配置を考える必要がある
ドラッグストアで取り扱う医薬品のうち、登録販売者は第二類医薬品ならびに第三類医薬品の販売と、お客さまへの情報提供と相談対応を実施できます。
お客さまが自身の困りごとにマッチする医薬品を見つけて購入できるよう、ドラッグストアには登録販売者をはじめとした専門資格を有しているスタッフは、欠かすことのできない存在です。そのため、レジ対応や品出しなどに従事するスタッフとは別に、登録販売者や薬剤師の配置を考える必要があります。
理由その2:店舗数増加に伴う人手不足
日本チェーンドラッグストア協会の調査によると、全国のドラッグストア店舗数は2020年度から2021年度にかけて441店舗増加し、2万1725店舗となりました。大手ドラッグストアチェーンを中心にM&Aや新規出店が進んでおり、成長を続けているのです。そのため、各店舗における人手不足の問題も浮き彫りになってきました。
参考:日本チェーンドラッグストア協会「日本のドラッグストア実態調査 調査結果のご報告」シフト管理が上手な人の3つの特徴
シフト作成には、店舗の実情に即した適切な人員配置と、スタッフの要望を収集し反映させる作業が不可欠です。スタッフが多い店舗では、シフトが複雑なため、作成と管理も大変になりやすいです。そのため、作成したシフトに不備があると、人員配置の過不足や人件費の予算オーバーなどのミスを招くおそれがあります。
ここでは、シフト管理が上手な人に見られる特徴を3つご紹介します。
店舗管理ができている
シフト管理が上手な人は、店舗のことを客観的に捉えていて適切な店舗運営をしているケースが多いでしょう。
売上管理は、ドラッグストア運営における管理業務です。管理業務に長けている店長や登録販売者は、シフト管理が上手な場合も多いと考えられます。
人件費には上限があるため、スタッフを極端に増やすことはできません。つまり、割り当てられた人件費の予算内で収まるよう、売上を考慮しながら適切な人員配置が求められるのです。
なお、スタッフの作業時間や得意分野などを把握していると、効率よくシフトが組めるでしょう。
イレギュラー時の対応を想定している
シフトは店舗全体やスタッフのことを考えながら作成します。シフト管理が上手な人は、イレギュラー時の発生と対応を想定してシフトを作成しているケースが多いでしょう。
ドラッグストアで起こるイレギュラーには、お客さまからのクレーム対応などがあります。出勤予定だったスタッフが、本人や家庭の事情などで急きょ休む事態もあるでしょう。
スタッフの欠員は、売上ダウンにつながる恐れがあります。
シフト管理が上手な人は、人件費にも目を向けながら余裕をもたせたシフトを作成します。欠員による穴を自店舗で埋めきれない場合には、近隣店舗・他エリア・本部からの応援要請を想定しているケースもあるでしょう。
スタッフと良好な関係である
職場での人間関係は、仕事に対するモチベーションに直結します。「この人たちがいる職場は居心地がいい」と感じて勤務年数が長い方がいる一方、「職場の人間関係と雰囲気に馴染めない」という気持ちから退職を選択する方もいるほどです。
シフト管理が上手な人は、自分から率先してあいさつをしたり話題を振ったりして、自らコミュニケーションを取りに行きます。
登販必見!シフトを上手に組むコツ
シフト管理で最も重要なのは「スタッフ」です。ここでは、スタッフが重要な理由とコツをそれぞれ解説します。
日頃からスタッフとコミュニケーションを深めておく
学校や家庭などスタッフごとの事情を事前に把握していると、無理のないシフトを組みやすいです。また、急な欠員などでシフト調整が必要な場合、対応できそうなスタッフは誰か推測しやすいでしょう。
あいさつやちょっとした雑談はもちろん、業務に関する相談などを通じて店舗スタッフとコミュニケーションをとるようにしましょう。SNSやチャットツールなどの連絡先を交換していると、急な欠員など不測の事態が生じた場合でも、素早く連絡がとれます。
定期的に面談をおこなう
勤務可能な曜日と時間帯、モチベーション、対応できる作業と範囲は、スタッフごとに異なります。定期的に面談を実施して、業務に対する意見や要望などをスタッフから聞くようにしましょう。
要望をすべて反映させることはできなくても、「定期的に話を聞いてもらえるうえに、家庭の事情などにできるだけ対応してくれる、働きやすい職場」というイメージにつながります。
シフト作成ツールを活用する
シフト作成はエクセルでも可能ですが、パソコン用のシフト作成と管理ソフト、シフト作成やシフト管理専用のアプリを使用すると便利です。
パソコン用ソフトでは、シフト希望未提出者へのリマインド機能、シフトの自動作成、欠員時の一斉募集などの機能を備えているものがあります。
アプリには、店長向け・スタッフ向けなど使用者を絞ったもの、給与や社会保険料の計算にも対応可能なもの、直感的に使用できるよう機能をシンプルにしたものなどがあります。
シフト作成ツールはたくさんの種類があるため、シフト作成と周辺作業で困っていること、導入によるメリットなどを考えながら選びましょう。
シフトに入りたいと思う職場環境を作る
日頃からコミュニケ−ションをとり、スタッフごとの事情を可能な限り配慮した対応をすることは、よりよい雰囲気の職場環境づくりにもつながるでしょう。
特にシフト作成者とスタッフとの関係性がいいと、出勤可能者が少ない日時や急な欠員が出た場合に、シフトに入ってもらえる可能性が高まるかもしれません。
ドラッグストアにおけるシフト作成の流れ
ドラッグストアのシフトは、3ステップで作成します。ここでは各段階で実施する内容を具体的に解説します。
Step1:売上目標の確認
売上目標は、店舗経営の基本になる要素です。売上額など具体的な内容は店舗ごとに異なるため、シフト作成時は店舗ごとに課せられた売上目標を必ず確認します。
Step2:作業スケジュールの割り振り
売上目標を達成するため、作業内容と段取り、必要なスタッフ数を考え、作業スケジュールを割り振ります。
ドラッグストアは、医薬品以外にも、日用品、食料品なども多く取り扱っています。そのため、発注、品出し、売り場の点検などの業務が多く、作業指示も詳細かつ多くなりがちです。
また、登録販売者や薬剤師でなければ販売できない医薬品もあるため、専門資格を有しているスタッフが営業時間帯にいるよう配慮も求められます。
Step3:シフト表の作成
売上目標と作業スケジュール内容にもとづいて、出勤可能なスタッフを当てていきます。
店舗の立地や規模にもよりますが10〜18時、特に18時以降は混雑が予想されるため、スタッフ数もより必要になります。
曜日ごとに業務内容が異なる店舗では、曜日ごとの作業スケジュールを作成してからシフトを作るとスムーズです。開店前後の作業、納品後の品出し、レジ打ちなど、業務ごとに作業を細かく分けておきます。
店舗管理者を目指して実務経験を積んでいる途中の登録販売者が在籍している店舗では、育成を考慮してシフトを作成しましょう。
まとめ|ドラッグストアのシフトを上手に組むには、良好な職場環境が重要
ドラッグストアを円滑に運営するためには、アルバイトやパートも含めたスタッフ全体のシフト管理が重要です。
シフト管理と作成がうまくいくコツは、スタッフのことをしっかり把握することです。店舗の売上目標や周辺環境以外に、スタッフ同士の相性を考慮しながら、スタッフの要望をまんべんなく聞き出し、全員により納得してもらえるシフト表を作るのは、慣れないうちは大変かもしれません。そのため、スタッフとはコミュニケーションをしっかりとることで、良好な職場環境を作れるよう日頃から意識しましょう。
近年ではシフト作成ツールも多数あります。機械に頼れる部分は頼って、人による配慮が必要な部分は微調整をして、シフト作成に慣れましょう。
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